Con la nueva Biblioteca Digital, el Museo del Prado comparte de forma gratuita su colección bibliográfica

Ana Álvarez Lacambra
«Entrevista a M.ª Luisa Cuenca, jefa de Área de Biblioteca, Documentación y Archivo del Museo del Prado»
Anuario SEDIC 2024, Madrid, Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC), 2024.

Se reproduce a continuación la entrevista según la edición en PDF.

Las publicaciones de SEDIC aparecen con licencia Creative Commons; en este Anuario no hay mención de licencia y aunque se ha preguntado a SEDIC, no ha habido respuesta.

M.ª Luisa Cuenca y Ana Álvarez Lacambra en un momento de la entrevista.

El Museo Nacional del Prado ha llevado a cabo un gran esfuerzo de digitalización y puesta a disposición de los usuarios de sus fondos a través de la biblioteca y de la web. Ha sido posible, gracias a la financiación de los fondos del Plan Recuperación Transformación y Resiliencia (PRTR, de ahora en adelante), que canaliza los fondos Next Generation de la Unión Europea a lo largo de los años 2021, 2022 y 2023.

M.ª Luisa Cuenca García, jefa del Área de Biblioteca, Documentación y Archivo del Museo Nacional del Prado comparte los detalles en esta entrevista con Ana Álvarez Lacambra, que ha colaborado con el Museo como consultora externa.

¿Cuál era el punto de partida y el objetivo al inicio del proyecto en 2020-2021?

En un primer momento, cuando recibimos la propuesta de presentar proyectos para los fondos PRTR, vimos una clara oportunidad para poner en marcha la renovación de la biblioteca digital y la digitalización del todo el fondo antiguo de la Biblioteca. En 2012 el Museo había presentado una biblioteca digital que servía para poner al alcance de todos los investigadores las principales fuentes para el estudio de la colección artística: libros registro de copistas y de visitantes, inventarios de colecciones del Museo del Prado y del Museo de la Trinidad, inventarios transcritos de colecciones reales, el fondo de manuscritos de la Biblioteca y los catálogos razonados o de exposiciones publicados por el Museo del Prado desde su inauguración en 1819 hasta 1996.

El principal objetivo, en esa primera fase, era el de crear un repositorio institucional que reuniera toda la producción científica y el conocimiento generado en el Museo del Prado. A partir de ese momento, la Biblioteca fue digitalizando el fondo antiguo hasta reunir en 2020 unos 1000 libros digitalizados. Pero el desarrollo informático que sustentaba la biblioteca digital no se basaba en estándares bibliotecarios por lo que no permitía la gestión de los metadatos derivados de los registros MARC21 del sistema de gestión de la biblioteca ni cabía la posibilidad de añadir archivos JPG.

En fin, había llegado el momento de presentar un proyecto para digitalizar todo el fondo antiguo especializado en literatura artística publicado entre finales del siglo XV y principios del siglo XX y renovar la biblioteca digital. Además, desde 2017 el Museo contaba con un Archivo Digital a través del cual se ponía a disposición de cualquier usuario web la documentación administrativa generada por el Museo en el ejercicio de sus funciones, junto con documentación recibida por otras vías, sobre todo relacionada con archivos personales de artistas, historiadores del arte o coleccionistas.

El Archivo Digital se había implantado con 12 000 documentos digitalizados de las series más importantes como Museografía, Gestión Económica, Correspondencia de directores, Adquisiciones… pero quedaba mucho por digitalizar para poder poner al alcance de los usuarios todas las fuentes documentales para la historia del Museo del Prado y sus colecciones.

Teniendo en mente estas dos vertientes, la biblioteca y el archivo digitales, preparamos la licitación pública para la digitalización de un mínimo de 900 000 páginas de documentos de archivo y de 1 300 000 páginas de fondos bibliográficos. En el pliego de prescripciones técnicas también incluimos la generación de metadatos MARCXML de los fondos bibliográficos y la carga de estos y de sus objetos digitales en el software de la Biblioteca Digital y en el archivo de preservación del Museo.

El resultado de la licitación nos ha permitido darle un gran impulso a la digitalización de documentos de archivo y de fondos bibliográficos para nutrir el Archivo Digital y la nueva Biblioteca Digital.

El Área también se ocupa de la documentación de las colecciones por lo que también hemos aprovechado para abordar la catalogación de 600 estampas y para aumentar el número de obras de arte de la colección que cuenta con textos en inglés en la web. A finales de 2021 teníamos 19 503 obras de la colección en español y 6502 en inglés. En la actualidad, incluso considerando que todavía están pendientes de cargar en la web parte de los textos traducidos, hay casi 8000 obras en la versión en inglés.

Del mismo modo, resultó imprescindible contar con el software conveniente para el desarrollo de estos proyectos tecnológicos. Por lo tanto, se implantaron las versiones AlbalaNet 7.2 y Mediasearch 2.3 para la gestión de los documentos del archivo y del Archivo Digital, y se adquirió Digibib y su módulo responsive. Este software de gestión de biblioteca digital permitirá la difusión de las colecciones bibliográficas digitalizadas del Museo del Prado a través de su web.

Tabla 1. La digitalización del Museo Nacional del Prado en cifras

Licitación adjudicada por 1 220 351,42 €.		919 293 páginas digitalizadas de documentos de archivo. 1 742 393 páginas digitalizadas de fondos bibliográficos.
Archivo digital		33 425 expedientes digitalizados sistema gestión documental. 20 872 expedientes se pueden consultar en el Archivo digital. 8872 expedientes digitalizados.
Biblioteca Digital		5852 monografías. 5592 números de 123 títulos de publicaciones periódicas.
Documentación en la web		1500 contenidos adicionales en inglés.

¿Cómo se ha llevado la ejecución de los proyectos?

Los contratos se han tramitado siguiendo las pautas de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público y se han licitado por medio de la Plataforma de Contratación del Sector Público.

Algunos proyectos han sido simultáneos y otros se han desarrollado de forma consecutiva, pero todos han girado alrededor de un eje común: la digitalización de las colecciones artísticas, documentales o bibliográficas del Museo del Prado para su visualización y difusión a través del Canal Colección, del Archivo Digital o de la Biblioteca Digital disponibles a través de la web del Museo.

Me parece pertinente apuntar otras implicaciones de esta oportunidad que se pueden tener en cuenta.

En primer lugar, para digitalizar de forma exhaustiva, previamente había que preparar algunas colecciones bibliográficas y documentales:

• Las colecciones bibliográficas no contaban con registros de calidad uniformes. Los libros raros y las revistas ingresadas a partir de 2006 estaban bien catalogadas en formato MARC21 en el sistema de gestión AbsysNet. Por el contrario, los libros ingresados en la Biblioteca a lo largo de los siglos XIX y XX tenían registros en AbsysNet, pero que procedían de volcados de fichas manuales por lo que no seguían las normas ISBD. Tuvimos claro que para generar metadatos xml de la Biblioteca Digital había que tener registros MARC21 correctos, por lo que ante la falta de personal técnico de plantilla que pudiera asumir estas tareas extraordinarias se contrató la recatalogación de 1400 libros y la catalogación de 220 libros antiguos de reciente ingreso.

• Nuevo tratamiento bibliográfico de otros fondos. Como la Biblioteca del Museo del Prado alberga la colección más numerosa de cartillas de dibujo, que son grupos de estampas con modelos de fragmentos del cuerpo humano cuya copia reiterada permitía ejercitarse de forma progresiva en el aprendizaje del dibujo, también abordamos otro proyecto para contar con descripciones analíticas de estas estampas. Para la investigación de este tipo de material, es muy importante disponer de descripciones individuales de cada estampa ya que es muy frecuente que las cartillas de dibujo sean colecciones facticias compuestas por estampas distintas en cada ejemplar o que sean ejemplares faltos de alguna de las estampas debido al uso exhaustivo que se hacía de ellas en los talleres. Así, la catalogación analítica de 2000 estampas ha permitido contar con registros bibliográficos en formato MARC21 de cada una de las estampas contenidas en 59 cartillas de dibujo, enlazando cada uno de los registros analíticos con el registro bibliográfico de la cartilla de dibujo.

• Restauración. Se detectó que algunos volúmenes de fondo patrimonial de la biblioteca y del archivo presentaban diversos deterioros que hacían inviable su digitalización. Encuadernaciones desgarradas, lomos y hojas de guarda sueltos, cuadernillos desprendidos, manchas y grietas, papeles muy ácidos o zonas perdidas de 249 volúmenes se han restaurado.

• Tratamiento de fondos de archivo. Se ha abordado la descripción en AlbalaNet de bastante documentación y se ha aprovechado para hacer transferencias al Archivo de documentación sin valor administrativo desde las oficinas de Real Patronato, Registro de Obras de Arte y Área de Exposiciones.

En segundo lugar, necesitábamos conseguir un espacio físico adecuado para la instalación de cinco escáneres cenitales, adaptando para ello un espacio de recepción cercano a las instalaciones del Archivo. Igualmente ha sido necesario aumentar la capacidad del almacenamiento digital en 165 TB.

El proyecto ha requerido mucho trabajo de colaboración en el área y contar con refuerzos externos. Para la gestión del movimiento de fondos de biblioteca y archivo hasta la sala de digitalización, incluimos un lote específico en el contrato de digitalización que nos proporcionó apoyo con dos auxiliares de biblioteca y archivo para realizar estas tareas, ya que los auxiliares de plantilla no podían asumirlas, aunque se han ocupado de supervisar estos movimientos.

La jefa de servicio de Documentación ha gestionado, junto con un técnico de documentación, la selección de textos de obras para traducir al inglés y ha planificado y controlado, junto con la técnica de archivo, todas las tareas relacionadas con el contrato de catalogación y el de transferencias de documentación del Archivo y han preparado los listados de los lotes de documentos a digitalizar.

El personal de la Biblioteca ha estado permanentemente implicado en la generación de listados, la extracción de registros bibliográficos, el control de la generación de metadatos, de la calidad de las imágenes cargadas sin olvidar las tareas que tenemos por delante antes de la puesta a disposición en la web: la revisión de colecciones digitales y la creación de exposiciones virtuales.

Y además ha sido posible gracias a la colaboración de otras áreas del Museo como el Área Económico-Presupuestaria, el Área de Contratación, y el Área de Desarrollo Digital, el Área de Infraestructuras, la Coordinación General de Conservación, etc.

¿Cuáles serán los resultados para el ciudadano de a pie y para el investigador?

El Museo del Prado pone a disposición de forma libre y gratuita a través de Internet sus colecciones artísticas, documentales y bibliográficas con la certeza de que el saber compartido y la reutilización de la información generan nuevo conocimiento mejorando, además, la visibilidad y la reputación del Museo. La consulta se plantea en distintos niveles y para públicos diversos: las colecciones están al servicio de la investigación científica pero también se ponen al alcance de las personas con curiosidad que quieran visitar y conocer las pinturas y esculturas digitalizadas, curiosear entre los fondos del archivo digital o leer y disfrutar de la literatura artística producida desde el siglo XV.

La financiación europea ha permitido incrementar el canal Colección de la Web con seiscientas estampas, entre ellas 420 grabadas a buril o al aguafuerte que contiene el Álbum de Brignardelli (G-5922), que fueron reunidas entre finales del siglo XVIII y comienzos del XIX con el fin de servir de modelos para el aprendizaje artístico.

También ha aumentado de forma considerable la documentación disponible en el Archivo Digital y por lo tanto la información relevante sobre la historia del Museo, las adquisiciones y la museografía de las colecciones, los movimientos de las obras de arte, como los producidos durante la Guerra Civil Española, y la correspondencia de los directores, la documentación sobre las intervenciones arquitectónicas y de mantenimiento en los edificios, además de archivos personales de coleccionistas, historiadores del arte y de artistas, algunos tan relevantes como el de la familia Madrazo.

Con la nueva Biblioteca Digital, el Museo del Prado pasa a compartir de forma gratuita su colección bibliográfica compuesta por tratados de arquitectura, de pintura o de escultura, con libros sobre vidas de artistas o de santos, libros de viajes, de fiestas, de emblemas o iconografía, de colecciones de obras de arte y con revistas ilustradas o especializadas en historia del arte. Estas obras no solo son importantes porque son las fuentes que utilizaron los artistas representados en la colección para crear sus pinturas y esculturas, sino porque muchas de ellas tienen valores artísticos propios al estar escritas o ilustradas por pintores de la talla de Durero, Rubens, Van Dyck, Mariano Fortuny o Francisco de Goya.

¿Qué otros proyectos a futuro tiene previstos el Museo?

En el Museo del Prado estamos trabajando para ofrecer de forma transparente al usuario diferentes contenidos de los sistemas gestión de colecciones, archivo y biblioteca a través del buscador de la web.

Ya hemos puesto en marcha una experiencia piloto con el micrositio Prado Efímero que reúne las imágenes digitales y metadatos de impresos en papel de carácter efímero editados por el Museo o por cualquier otra entidad pública. Todos estos materiales se presentan de manera unificada en la web semántica del Museo independientemente del sistema de gestión que los soporta: el Sistema de Acceso a las Colecciones (SAC) para las postales de la colección, AbsysNet para los folletos y carteles de la biblioteca y AlbaláNet para las felicitaciones, invitaciones, entradas, sellos, billetes de lotería… conservados en el Archivo.

Nuestro próximo objetivo es que a través de la tecnología de web semántica los sistemas de información del Museo estén interrelacionados de forma automática, para que cuando busquemos, por ejemplo, por Goya se puedan consultar todas sus pinturas, dibujos, grabados, fotografías, libros y documentos de archivo, además de vídeos o exposiciones.

A través de herramientas de inteligencia artificial nos gustaría detectar a las autoras presentes en el catálogo tanto a las historiadoras del arte como a las escritoras, editoras o ilustradoras. Próximamente el catálogo de la Biblioteca se integrará en World-Cat y Art Discovery Group, ambos de OCLC y nos gustaría poder incorporar a The Digital Cicognara Library los libros digitalizados de la Biblioteca del Museo que aparecen descritos en el catálogo de Leopoldo Cicognara, Catalogo ragionato del librid’arte e d’antichità…, publicado en 1821, ya que el Museo del Prado cuenta con ejemplares de gran valor.

Por supuesto, todos los fondos de la Biblioteca Digital del Museo formarán parte de repositorios nacionales como Hispana o internacionales como Europeana e Internet Archive, extendiendo así el conocimiento y el acceso gratuito a las obras de la Biblioteca.